Rotinas administrativas: O que são arquivos correntes, intermediários e permanentes?

Arquivos correntes, intermediários e permanentes são três categorias distintas de documentos em uma organização. Cada categoria é definida de acordo com o grau de uso e importância dele.

Nas rotinas empresariais e principalmente administrativas esses arquivos passarão por essas modificações e por essas três fases de modificação. Continue a leitura para saber do que se trata cada uma delas. 

Primeira fase: arquivos correntes ou ativos

A primeira fase de arquivos correntes ou ativos refere-se aos documentos e registros que são frequentemente utilizados ou atualizados em uma organização, e que ainda possuem valor administrativo ou legal. 

Eles também são geralmente retidos por um período de tempo limitado, geralmente de alguns meses a alguns anos, dependendo da política da organização.

Esses arquivos são geralmente armazenados em locais de fácil acesso e podem incluir:

• Documentos referentes às atividades atuais da organização, como contratos, relatórios financeiros, correspondências, notas fiscais, entre outros;
• Registros de funcionários ativos, como folhas de pagamento, registros de horas trabalhadas, benefícios e demais documentos relacionados;
• Documentos relacionados a projetos em andamento, como relatórios de progresso, planos de trabalho e cronogramas;
• Registros de clientes e fornecedores atuais, incluindo contratos, pedidos, faturas e outros documentos comerciais;
• Registros de propriedade intelectual, como patentes, marcas e direitos autorais ativos.

Esses arquivos  são importantes para a tomada de decisões, resolução de problemas e para a continuidade das atividades da organização. Portanto, é essencial que eles sejam organizados e mantidos de forma segura e acessível.

Segunda fase: arquivos intermediários ou semi-ativos

Os arquivos intermediários ou semi-ativos são aqueles que já não são de uso diário, mas que ainda precisam ser mantidos por um período de tempo maior, geralmente de alguns anos a décadas, antes de serem transferidos para os permanentes ou descartados.

Dentre esses itens, ele pode incluir documentos como registros financeiros, relatórios, correspondências, contratos, entre outros. Geralmente eles são armazenados em locais de armazenamento seguro, como salas de arquivo ou depósitos especiais, onde o acesso é controlado e monitorado.

A gestão dos arquivos intermediários envolve a aplicação de políticas de retenção, ou seja, que determinam por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido antes de ser transferido para os registros permanentes ou descartados. 

Também pode incluir a criação de índices e sistemas de classificação para facilitar a localização e recuperação de informações quando necessário.

A organização e a gestão adequadas deles são importantes para garantir que os documentos relevantes possam ser facilmente acessados, mantidos em conformidade com regulamentações e leis, e que o espaço de armazenamento seja utilizado de forma eficiente e econômica.

Terceira fase: arquivos permanentes ou inativos

Os registros permanentes ou inativos são aqueles que possuem valor histórico, legal ou cultural, e devem ser mantidos permanentemente pela organização ou instituição. Eles podem incluir documentos como atas de reuniões, relatórios anuais, registros históricos e fotografias, entre outros.

Eles geralmente são transferidos para uma área de armazenamento permanente, como um arquivo morto ou um centro de arquivos especiais, onde são mantidos em condições controladas para garantir a sua preservação a longo prazo. 

A gestão deles pode ser feita por profissionais especializados em arquivologia ou gestão de documentos.

Além disso, é fundamental ressaltar que esses registros requerem cuidados especiais, como a criação de um inventário, a identificação de documentos importantes e a aplicação de medidas de conservação. O que pode envolver o controle de temperatura e umidade, a proteção contra luz e poeira.

A manutenção adequada desses arquivos é importante para garantir que a informação histórica e cultural seja preservada para as gerações futuras e para permitir que pesquisadores, estudantes e outros interessados tenham acesso às informações importantes para estudos e pesquisas.

Dessa maneira, a organização deve estar em conformidade com as regulamentações e leis relacionadas à preservação desses registros. Gostou da leitura? Compartilhe nosso post!