Folha de pagamento: o que é e como fazer

A folha de pagamento é um documento obrigatória para todas as empresas que possuem funcionários, embora muitos empresários tenham esquecido de prestar a devida atenção a este documento.

Se você tem uma empresa, mas não sabe como calcular e administrar o salário, é melhor ler este artigo até o fim.

Sem o controle correto dos salários dos funcionários, a gestão financeira eficaz da empresa não pode ser concluída. No entanto, manter a organização deste importante documento não é uma tarefa difícil.

Para ajudá-lo a gerenciar melhor seu negócio e evitar dores de cabeça futuras, preparamos algumas dicas salariais. Continue lendo e descubra tudo o que você precisa para uma gestão eficaz em sua empresa.

Afinal, o que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma ferramenta de controle que consiste em uma lista completa que se refere ao salário mensal pago aos funcionários da empresa.

A folha de pagamento deve incluir, obrigatoriamente, salários, vencimentos, gratificações e descontos salariais do mês a que se refere.

De acordo com o Decreto nº 3.049 / 1999, este documento é obrigatório para todas as empresas e tem a importante função de converter todas as informações manuais em dados contábeis para que possam ser apurados o valor bruto e líquido de cada salário.

Muitas empresas costumam terceirizar a tarefa de criar a folha de pagamento.

Apesar disso, muitos empresários, especialmente aqueles que possuem pequenos negócios, ainda optam por concluir a tarefa de preparar os salários dos funcionários por conta própria.

Independentemente de o serviço ser terceirizado, é importante que todo administrador entenda o conteúdo do serviço e da folha de pagamento, e ainda descubra possíveis falhas na terceirização do serviço.

Folha de pagamento como elaborar?

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que não há um modelo exato quando se trata de folha de pagamento, a única coisa que acontece e a variação de informações que mudam de empresa para empresa, além é claro das informações e remuneração do trabalhador.

No entanto, o salário de cada funcionário deve incluir algumas informações. Os dados obrigatórios na folha de pagamento incluem o nome do funcionário, o cargo ocupado, seu salário total, possíveis ausências, atrasos ou faltas, descontos para despesas sociais e datas de pagamento do salário.

Para que a folha de pagamento seja elaborada da maneira correta e preciso apenas seguir algumas orientações, confira a seguir algumas delas:

• Definir a categoria de trabalho dos colaboradores e cumprir eventuais acordos coletivos;
• Analisar o horário de trabalho, incluindo eventuais horas extras de trabalho e pausas remuneradas;
• Desconto nas despesas sociais;
• Desconto nos benefícios legais, como vale transporte, vale alimentação, seguro assistencial, plano de saúde e demais benefícios.

Estas são as etapas básicas e obrigatórias para quem deseja compilar uma folha de pagamento correta e completa.

Ressalta-se que para a realização de cada uma dessas etapas, o administrador precisa conhecer detalhadamente todas as informações relacionadas à remuneração e ao comportamento de seu funcionário no trabalho ao longo do mês.

Portanto, é imprescindível que o empresário tenha o cuidado de organizar bem essas informações, a fim de evitar erros e trabalho extra na elaboração da folha de pagamento de seus funcionários.

Folha de pagamento: entenda o que é descontado?

Para preparar adequadamente a folha de pagamento, o responsável precisa saber exatamente quais deduções e contribuições são permitidas. Você não precisa ser um contador para saber todas essas informações. Continue lendo e descubra o que pode ser deduzido da folha de pagamento de seus funcionários:

Vamos aos descontos e deduções que ocorre em folha:

• Vale Transporte

Um desconto de 6% sobre o salário pode ser aplicado quando um funcionário decide adquirir o vale-transporte. Porém, é importante lembrar que o colaborador tem o direito de optar pelo não recebimento do vale-transporte, evitando descontos.

• FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

OO Fundo de Garantia de Serviços (FGTS) é descontado mensalmente na folha de pagamento e representa 8% do salário bruto de cada empregado. Em caso de desligamento, o empregado cadastrado tem acesso a parcela do valor que foi depositado em sua conta do FGTS no ato do cadastro na carteira. As regras para retirada do FGTS mudaram recentemente, no entanto, após a reforma trabalhista.

• Previdência Social

O desconto da Contribuição ao Seguro Nacional (INSS) varia de acordo com o salário do empregado. Os descontos podem ser de 8%, 9% ou 11% do seu salário.

É a contribuição do INSS que garante ao empregado importantes benefícios, como, entre outros, auxílio-doença, aposentadoria, acidente.

• Faltas e Ausências

As ausências e faltas podem ser descontadas do salário quando não houver justificativa formal ou apresentação de atestado médico.

• Aviso Prévio

Em caso de pedido de demissão de empregado ou demissão, o empregado deverá cumprir o prazo de 30 dias podendo ser trabalhado ou indenizado.

Em caso de incumprimento deste aviso, poderá ser deduzida a quantia correspondente aos dias de pagamento não pagos. A empresa também pode optar por rescindir o contrato de trabalho antecipadamente em caso de rescisão imediata do contrato de trabalho. Neste caso, também é necessário que os valores apareçam no contracheque.

• Adiantamento Salarial

O pagamento do adiantamento, conhecido também como vale costuma ser colocado na folha de pagamento da maioria dos brasileiros.

Refere-se a um adiantamento de salário que um funcionário pode ou não receber antes do dia de pagamento.

No entanto, o pagamento ou não pagamento deste diferimento salarial varia de empresa para empresa, de acordo com as regras definidas por cada empresa.

• Empréstimo na modalidade de consignado

A principal característica do modelo de crédito conhecido como “empréstimo consignado” é que ele oferece taxas de juros menores com desconto direto na folha de pagamento.

Dessa forma, o empréstimo consignado pode ser descontado na folha de pagamento do empregado, sempre com a anuência do próprio empregado.

Como manter o controle da folha de pagamento

Registrar corretamente os salários e descontos mensais de cada funcionário na folha de pagamento é uma tarefa necessária para qualquer empresa que queira cumprir suas obrigações legais e tenha interesse em uma gestão financeira eficaz.

Isso ocorre porque o controle adequado da folha de pagamento tem um impacto direto em toda a empresa, e o não controle desses recibos de pagamento pode resultar em grandes perdas e problemas jurídicos para a empresa.

Portanto, é importante que o administrador sempre organize todos os dados de seus funcionários.

Dessa forma, a verificação mensal da folha de pagamento ficará muito mais fácil, reduzindo também a probabilidade de erros relacionados ao preenchimento do comprovante de pagamento.

Para gerenciar bem a folha de pagamento, o empresário hoje dispõe de uma série de ferramentas que, se bem utilizadas, auxiliam nessa tarefa e otimizam o controle dos dados e informações relativos à folha de pagamento.

É importante que a sua empresa tenha uma boa ferramenta de controle que te ajude a fazer essa gestão, que permita uma gestão financeira empresarial eficiente, intuitiva e prática para qualquer empresa – independentemente do seu porte.

Não se esqueça: a boa organização e a qualidade da gestão empresarial são a chave para o sucesso, manutenção e desenvolvimento de qualquer empresa!